办公生活中，扫描文件已经变成了一项常见需求。不论是合同、身份证还是纸质资料，只要你有一台带有扫描功能的打印机，就能轻松实现纸质文件转为电子文档的操作。那么，打印机到底怎么用来扫描文件？今天就为大家带来一份详细的打印机扫描操作指南，小白也能学会。
一、确认打印机是否具备扫描功能
并不是所有打印机都能用来扫描文件。要实现扫描功能，打印机必须是多功能一体机（All-in-One Printer），即具备打印、复印、扫描功能的型号。如果你的打印机带有平板盖板，能放置纸张，那通常就有扫描功能。
二、准备工作
在开始扫描前，先完成以下准备步骤：
1、连接设备
打印机连接电脑（使用USB线或Wi-Fi无线连接）；
确保打印机驱动程序已正确安装，这里通过“打印机卫士”可以快速检测打印机驱动状态，然后进行安装更新；示例如下：
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①、点击上方下载按钮，安装并打开-打印机卫士，然后点击“立即检测”；
②、软件便会自动检测打印机型号匹配驱动以及检测打印机存在的问题；
③、根据检测结果点击“一键修复”软件便会进行下载安装驱动，同时解决修复打印机问题。
如果你重装系统后首次连接打印机，务必先安装驱动再添加打印机设备。
确保打印机通电并开机。
2、放置文件
打开扫描盖板；
将要扫描的文件正面朝下放在玻璃面板上，对齐边角刻度线；
盖好盖板。
三、使用Windows内置功能进行扫描
对于Windows 10/11用户，可以直接使用系统内置的“扫描”应用，无需安装第三方软件。
步骤如下：
1、点击【开始菜单】，搜索并打开【Windows 扫描】应用；
2、在“扫描仪”栏选择你的打印机型号；
3、设置扫描选项：
文件类型：JPG、PNG、PDF等；
颜色模式：彩色、灰度、黑白；
分辨率：一般推荐300dpi，高清可选600dpi；
4、点击【预览】查看效果；
5、满意后点击【扫描】；
6、扫描完成后点击【查看】，文件会保存至【图片 > 扫描件】文件夹。
四、使用打印机软件扫描
每个品牌的多功能打印机通常都有官方扫描软件，功能更全面，适合需要调整页面大小、多页合并、OCR识别的用户。
示例：使用HP Smart扫描
1、安装HP Smart软件；
2、打开软件，选择“扫描”；
3、可选：
扫描至 PDF；
自动裁剪；
自动颜色优化；
4、点击“扫描”，编辑后保存即可。
五、使用打印机自带面板操作（无需电脑）
部分高端打印机自带液晶触控屏，可直接扫描并发送文件：
1、扫描至U盘（插入USB闪存盘）；
2、扫描至邮箱（配置SMTP服务器）；
3、扫描至云端（如Google Drive、OneDrive）；
4、扫描至局域网电脑（需开启网络扫描服务）。
按屏幕提示选择功能并操作即可。
以上就是打印机怎么扫描文件，详细操作步骤指南。如果有遇到打印机驱动下载、打印机连接、共享、报错等问题，可以下载“打印机卫士”进行立即检测，只需要一步便可修复问题，提高大家工作和打印机使用效率。